Microsoft 365 prijsverhoging 2026: wat nu te doen
De Microsoft 365 prijsverhoging 2026 maakt elke ongebruikte licentie duurder. Een praktisch stappenplan om op te ruimen vóór je volgende renewal.
Microsoft heeft in juli 2026 opnieuw de listprijzen van meerdere Microsoft 365-plannen verhoogd. Valt jouw renewal ergens in de komende twaalf maanden, dan komt die verhoging binnenkort op je factuur te staan, vermenigvuldigd met elke stoel die je op dit moment betaalt. En daar zit het ongemakkelijke deel: de meeste organisaties betalen voor stoelen die ze niet nodig hebben. Licenties die niemand gebruikt, licenties op het verkeerde plan, en licenties die niemand introk toen iemand vertrok.
Een prijsverhoging creëert geen verspilling. Hij maakt bestaande verspilling alleen duurder. Een tenant met 8 procent ongebruikte E3-licenties was vorig jaar mild inefficiënt. Tegen de nieuwe listprijs is diezelfde 8 procent een groter bedrag op een grotere factuur, en het is een van de weinige kostenhefbomen die je vóór renewal echt kunt trekken, want de rest van de rekening ligt grotendeels vast bij de leverancier.
Dit is geen doemverhaal over Microsoft-prijzen. Het is een praktisch stappenplan: wat je controleert, in welke volgorde, vóór je volgende renewal-gesprek, zodat de verhoging landt op een schone tenant in plaats van een opgeblazen tenant.
Waarom deze prijsverhoging meer aandacht verdient dan de vorige
Microsoft heeft eerder listprijzen aangepast en organisaties namen dat meestal zonder veel drama voor lief. Twee dingen maken de verhoging van 2026 het waard om echt te bekijken in plaats van te schouderophalen.
Ten eerste stapelen licentiekosten op. Als je Microsoft 365-uitgaven al de grootste of op-één-na-grootste kostenpost in je IT-budget zijn, is een percentuele verhoging op een grote basis een groot absoluut bedrag. Vijf procent extra op een estate van 500 zetels op E3 is een serieus vierdaags-tot-vijfdaags bedrag, geen afrondingsverschil.
Ten tweede hebben de meeste organisaties na jaren van hybride werken, reorganisaties en gehaaste onboarding een stapel licentieschuld opgebouwd. Niemand heeft ooit bewust de huidige licentieverdeling ontworpen. Die is stoel voor stoel, beslissing voor beslissing gegroeid, en niemand is teruggegaan om op te ruimen. Een prijsverhoging is een goed moment om die schuld eindelijk aan te pakken, want de prijs van negeren is net gestegen.
De stoelen die stilletjes geld kosten
Een paar patronen zien we in vrijwel elke tenant terug:
- Vertrekkers die nog een licentie vasthouden. Het account is uitgeschakeld of de persoon is weg, maar de licentietoewijzing is nooit ingetrokken.
- Over-gelicenseerde gebruikers. Iemand met E5 die alleen mail en Teams gebruikt, omdat E5 drie reorganisaties geleden het standaard onboardingsjabloon was.
- Dubbele of verouderde add-ons. Een Power BI Pro- of Visio-licentie toegekend tijdens een pilot die al een jaar is afgelopen.
- Slapende accounts. Gebruikers die al maanden niet hebben ingelogd maar elk renewal-jaar toch als betaalde zetel meetellen.
Stap 1: breng in kaart wat je daadwerkelijk hebt
Je kunt niet oplossen wat je niet ziet, en het Microsoft 365 admin center vertelt maar een deel van het verhaal. Het toont hoeveel licenties je hebt gekocht en hoeveel er zijn toegewezen. Het vertelt je niet of een toegewezen licentie ook echt wordt gebruikt.
Dat onderscheid zit in de aanmeldactiviteit van Entra ID, specifiek de signInActivity-property die via Microsoft Graph beschikbaar is. Die registreert de laatste interactieve en niet-interactieve aanmelding per gebruiker. Leg dat naast je toegewezen licenties en je krijgt een realistisch beeld: wie houdt een licentie vast en gebruikt die daadwerkelijk, en wie houdt een licentie vast die al maanden niet is aangeraakt.
Maak hier een gewoonte van in plaats van een eenmalige exercitie. Een inactiviteitsvenster van 90 dagen is een redelijk startpunt: lang genoeg om verlof en sabbaticals te dekken, kort genoeg dat je geen dode zetels een heel jaar meesleept.
Wat je vóór renewal op een rij moet hebben
Minimaal wil je, vóór elke renewal-onderhandeling, het volgende:
- Totaal aantal gekochte licenties, per SKU, uit je contract.
- Totaal aantal toegewezen licenties, per SKU, uit het admin center.
- Echt gebruik per toegewezen licentie, uit de Entra-aanmeldactiviteit.
- Een lijst van vertrekkers wier licenties nooit zijn teruggewonnen.
- Einddata van contracten en auto-renewal-voorwaarden, zodat niets stilzwijgend vernieuwt.
Stap 2: match het plan met de persoon
Zodra je weet wie wat gebruikt, is de volgende vraag of diegene op het juiste plan zit. Dit is het onderdeel dat organisaties het vaakst overslaan, omdat licenties opnieuw toewijzen risicovoller aanvoelt dan het gewoon laten zoals het is. Dat is meestal niet zo.
Een simpele vuistregel: als iemand 90 dagen lang geen enkele E5-exclusieve feature heeft aangeraakt (geavanceerde compliance, Defender voor Office add-ons, Power BI, wat de upgrade destijds ook rechtvaardigde), heeft diegene waarschijnlijk geen E5 nodig. Zet terug naar een lichter plan en heroverweeg zodra de rol verandert.
| Signaal | Waarschijnlijke actie |
|---|---|
| Geen aanmelding in 90+ dagen | Licentie volledig terugwinnen |
| Actief, maar alleen mail en Teams | Downgraden van E5/E3 naar een lichter plan |
| Vertrokken, account uitgeschakeld | Direct terugwinnen, niet wachten op renewal |
| Dubbele add-on van een afgeronde pilot | Add-on opzeggen |
| Groeiend team, geen verspilling gevonden | Zo laten, plannen voor groei bij renewal |
Stap 3: dicht het lek bij de bron
Bestaande verspilling opruimen is een eenmalige winst. Nieuwe verspilling voorkomen is het onderdeel dat je echt beschermt tegen de volgende prijsverhoging, en de verhoging daarna.
De hoofdoorzaak van de meeste licentieverspilling is handmatige, ad-hoc toewijzing. Iemand komt in dienst, IT kopieert "voor de zekerheid" de toegang van een collega, en de licentie gaat automatisch mee, ook als de rol van de nieuwe medewerker die helemaal niet nodig heeft. Iemand vertrekt, en de offboarding-checklist heeft weliswaar een regel voor het intrekken van licenties, maar die wordt onder tijdsdruk gemist.
Attribuutgestuurde toegangsautomatisering (ABAC) lost dit bij de bron op. Wanneer toegang en groepslidmaatschap worden aangestuurd door afdeling, functietitel en locatie van een persoon, in plaats van door wie er als laatste een vergelijkbaar account heeft aangemaakt, volgt de licentietoewijzing dezelfde logica in plaats van weg te drijven. Minder handmatige groeps- en rolwijzigingen betekent minder losse licenties die zich op de achtergrond opstapelen.
Waar ServiceChanger past in dit verhaal
ServiceChanger is een Microsoft-native toegangsautomatiseringsplatform gebouwd voor Entra ID, on-prem Active Directory, Intune en Microsoft 365. Twee onderdelen daarvan zijn direct relevant voor een reactieplan op de prijsverhoging.
De licentiemodule leest de echte aanmeldactiviteit uit Entra ID, houdt een register bij van je contracten en zetels, en signaleert ongebruikte licenties, over- en onderbenutte plannen, en contracten die richting hun renewal-datum lopen. Je krijgt het inzicht en de right-sizing-aanbeveling, het "dit moet je bekijken vóór renewal"-lijstje, zonder zelf elk kwartaal Graph-query's te hoeven bouwen. De daadwerkelijke licentietoewijzing en -intrekking blijft een actie in Microsoft zelf; de rol van ServiceChanger is ervoor zorgen dat je precies weet wat je moet wijzigen en wanneer.
De toegangsautomatisering (ABAC) is wat voorkomt dat de verspilling terugkeert. Groeps- en rollidmaatschap in Entra ID en on-prem AD wordt automatisch toegekend op basis van attributen zoals afdeling en functietitel, met een self-service portaal voor alles dat goedkeuring van een eigenaar nodig heeft. Zo blijft toegang, en de licenties die daaraan vasthangen, in lijn met wie iemand daadwerkelijk in de organisatie is, in plaats van verder weg te drijven met elke handmatige wijziging.
FAQ
Geldt de Microsoft 365 prijsverhoging 2026 voor elk plan? Microsoft heeft de listprijzen van meerdere commerciële plannen aangepast, maar het exacte percentage en welke SKU's het betreft, verschillen per contractvorm en regio. Controleer je eigen contract en de communicatie van Microsoft in plaats van uit te gaan van één vaste verhoging voor alles.
Hoeveel kan licentie-opschoning de verhoging realistisch compenseren? Dat hangt af van hoeveel verspilling je tenant heeft opgebouwd. Organisaties die nog nooit een formele opschoning hebben gedaan, vinden vaak een substantieel deel van hun toegewezen zetels ongebruikt of overgedimensioneerd. Zelfs een bescheiden opschoning kan een flink deel van een prijsverhoging compenseren; het exacte bedrag hangt af van je startpunt.
Wijzigt ServiceChanger mijn Microsoft-licenties voor mij? Nee. ServiceChanger leest de echte aanmeldactiviteit uit Entra ID, houdt je contracten en zetels bij, en rapporteert welke licenties ongebruikt, overbenut of aflopend zijn. De daadwerkelijke toewijzing of intrekking van een licentie-SKU gebeurt in Microsoft, door jouw team.
Is dit alleen relevant vlak vóór renewal? Nee, al wordt de kostenimpact dan wel zichtbaar. Licentie-drift ontstaat continu, doordat mensen in dienst komen, van rol wisselen en vertrekken. Kwartaalgewijs controleren, of toegang automatiseren zodat drift niet eens ontstaat, houdt de factuur het hele jaar door voorspelbaar.
Volgende stap
Een prijsverhoging is een goed moment om precies te zien waarvoor je betaalt. De licentiemodule van ServiceChanger toont ongebruikte zetels, over-gelicenseerde gebruikers en aankomende contractdata op basis van echte Entra ID-activiteit, zodat je volgende renewal begint met een schone basis. Plan een demo of lees meer over identity and access management en bekijk de onderwerppagina's Licenses en Microsoft 365.